import type { Metadata } from "next";
import { notFound } from "next/navigation";
import Image from "next/image";
import { Header } from "@/components/landing/Header";
import { Footer } from "@/components/landing/Footer";
import { RelatedReading, SeoLink } from "@/components/landing/RelatedReading";
import { siteUrl } from "@/lib/seo/site";
import { publicUrl, seoLanguageAlternates } from "@/lib/seo/slugs";

type Locale = "de" | "en";
function isLocale(value: string): value is Locale {
  return value === "de" || value === "en";
}

const ROUTE = "blog/organize-digital-receipts" as const;
const PUBLISHED = "2026-08-19";

const copy = {
  de: {
    title: "Belege digitalisieren & organisieren | ScanReceipts",
    description:
      "Warum Papierbelege auf Dauer unzuverlässig sind und wie du Kassenbons direkt beim Einkauf digitalisierst, damit du sie später in Sekunden wiederfindest.",
    keywords: [
      "belege digitalisieren",
      "kassenbon digitalisieren",
      "belege scannen app kostenlos",
      "kassenzettel digitalisieren",
      "quittungen digitalisieren",
    ],
  },
  en: {
    title: "How to Digitize and Organize Receipts | ScanReceipts",
    description:
      "Why paper receipts fade and get lost, and how to digitize receipts the moment you get them so they stay searchable instead of buried in a drawer.",
    keywords: [
      "digitize receipts",
      "receipt organizer app",
      "digital receipt app",
      "mobile receipt scanner",
      "receipt photo app",
    ],
  },
} as const;

export async function generateMetadata({
  params,
}: {
  params: Promise<{ locale: string }>;
}): Promise<Metadata> {
  const { locale } = await params;
  const lang: Locale = isLocale(locale) ? locale : "en";
  const canonical = publicUrl(lang, ROUTE);
  const c = copy[lang];
  return {
    title: c.title,
    description: c.description,
    keywords: [...c.keywords],
    alternates: {
      canonical,
      languages: seoLanguageAlternates(ROUTE),
    },
    openGraph: {
      type: "article",
      url: canonical,
      siteName: "ScanReceipts",
      title: c.title,
      description: c.description,
      locale: lang === "de" ? "de_DE" : "en_US",
      alternateLocale: lang === "de" ? "en_US" : "de_DE",
      images: [{ url: `${siteUrl}/receipts-pile-vs-stack.png`, width: 1672, height: 941 }],
      publishedTime: PUBLISHED,
    },
    twitter: { card: "summary_large_image", title: c.title, description: c.description },
    robots: {
      index: true,
      follow: true,
      googleBot: { index: true, follow: true, "max-image-preview": "large" },
    },
  };
}

export default async function Page({
  params,
}: {
  params: Promise<{ locale: string }>;
}) {
  const { locale } = await params;
  const lang: Locale = isLocale(locale) ? locale : "en";
  if (!isLocale(locale)) notFound();
  const isDe = lang === "de";
  const canonical = publicUrl(lang, ROUTE);

  const headline = isDe
    ? "Belege digitalisieren und organisieren: So findest du sie später wieder"
    : "How to Digitize and Organize Receipts So You Can Actually Find Them Later";

  const jsonLd = {
    "@context": "https://schema.org",
    "@graph": [
      {
        "@type": "BreadcrumbList",
        itemListElement: [
          { "@type": "ListItem", position: 1, name: isDe ? "Start" : "Home", item: `${siteUrl}/${lang}` },
          { "@type": "ListItem", position: 2, name: "Blog", item: `${siteUrl}/${lang}/blog` },
          { "@type": "ListItem", position: 3, name: headline, item: canonical },
        ],
      },
      {
        "@type": "BlogPosting",
        "@id": canonical,
        headline,
        description: copy[lang].description,
        datePublished: PUBLISHED,
        dateModified: PUBLISHED,
        inLanguage: lang,
        mainEntityOfPage: canonical,
        image: `${siteUrl}/icon.png`,
        author: { "@type": "Organization", name: "ScanReceipts", url: siteUrl },
        publisher: {
          "@type": "Organization",
          name: "ScanReceipts",
          url: siteUrl,
          logo: { "@type": "ImageObject", url: `${siteUrl}/icon.png` },
        },
      },
    ],
  };

  return (
    <div className="flex min-h-screen flex-col bg-[#F6F9FF] text-[#161C22] font-sans">
      <script
        type="application/ld+json"
        dangerouslySetInnerHTML={{ __html: JSON.stringify(jsonLd).replace(/</g, "\\u003c") }}
      />
      <Header />
      <main className="flex-1 w-full py-16">
        <article className="max-w-3xl mx-auto px-4 sm:px-8">
          <div className="mb-8">
            <div className="flex items-center gap-2 mb-3">
              <span className="w-2.5 h-2.5 bg-black" />
              <span className="font-mono text-xs uppercase tracking-caps font-semibold text-[#475569]">
                {isDe ? "ORGANISATION" : "GETTING ORGANIZED"}
              </span>
            </div>
            <h1 className="font-display text-3xl sm:text-4xl lg:text-5xl font-bold tracking-tightest text-black leading-[1.05]">
              {headline}
            </h1>
            <p className="mt-4 font-mono text-xs uppercase tracking-caps text-[#64748B]">
              {isDe ? "Veröffentlicht am 19. August 2026" : "Published August 19, 2026"}
            </p>
          </div>

          <div className="mb-10 overflow-hidden border border-[#E2E8F0]">
            <Image
              src="/receipts-pile-vs-stack.png"
              alt={isDe ? "Ein Haufen zerknitterter Belege links, drei ordentlich sortierte Belegstapel rechts" : "A messy pile of crumpled receipts on the left, three neatly organized stacks on the right"}
              width={1672}
              height={941}
              className="w-full h-auto"
              priority
            />
          </div>

          {isDe ? (
            <div className="space-y-8 font-sans text-[#161C22] leading-relaxed">
              <p className="text-lg text-[#475569]">
                Fast jeder hat diese eine Schublade: voller Kassenzettel, die meisten schon
                halb verblasst, manche zu einem unleserlichen Papierknäuel zusammengeknüllt. Und
                fast jeder kennt den Moment, in dem genau ein bestimmter Beleg gebraucht wird –
                für eine Garantie, eine Rückgabe, eine Rückerstattung – und niemand mehr weiß, wo
                er geblieben ist. Das Problem ist selten, dass Belege nicht aufbewahrt wurden. Das
                Problem ist, dass Papier ein denkbar schlechtes Speichermedium ist.
              </p>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  Warum Papierbelege auf Dauer unzuverlässig sind
                </h2>
                <p className="mb-3">
                  Die meisten Kassenbons werden auf Thermopapier gedruckt. Das ist praktisch für
                  Kassensysteme, aber schlecht für alles, was danach kommt: Thermopapier verblasst
                  durch Wärme und Licht, oft schon nach wenigen Wochen im Portemonnaie. Ein Beleg,
                  der heute noch klar lesbar ist, kann in drei Monaten eine fast leere Papierfläche
                  sein. Dazu kommt das ganz banale Risiko des physischen Verlusts: Belege fallen aus
                  Taschen, werden mit alten Zetteln aus Versehen entsorgt, oder verschwinden einfach
                  irgendwo zwischen Küchentisch und Aktenordner.
                </p>
                <p className="mb-3">
                  Selbst wenn ein Papierbeleg überlebt, bleibt ein zweites Problem: Er ist nicht
                  durchsuchbar. Um herauszufinden, ob du im Mai bei einem bestimmten Händler
                  eingekauft hast, musst du buchstäblich jeden einzelnen Zettel in der Schublade
                  durchblättern. Bei zehn Belegen ist das lästig. Bei hundert ist es praktisch
                  unmöglich.
                </p>
                <p>
                  Dazu kommt, dass Thermopapier oft auch physisch nicht besonders robust ist:
                  Knicke, Feuchtigkeit oder ein verschütteter Kaffee reichen aus, um einen Beleg
                  unbrauchbar zu machen, lange bevor er überhaupt verblasst wäre. Papier ist mit
                  anderen Worten ein Speichermedium, das sich selbst zerstört – nur eben langsam
                  genug, dass man es erst bemerkt, wenn es zu spät ist.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  Die Alltagssituationen, in denen ein alter Beleg plötzlich zählt
                </h2>
                <p className="mb-3">
                  Es sind fast immer dieselben Situationen, in denen ein Beleg vom „irgendwann
                  wegwerfen" zum „dringend gebraucht" wird. Ein Gerät geht innerhalb der
                  Garantiezeit kaputt, und der Hersteller verlangt den Kaufbeleg. Ein Kleidungsstück
                  passt nicht und soll zurückgegeben werden, aber ohne Kassenbon gibt es nur einen
                  Gutschein statt einer Erstattung. Ein Artikel wird woanders günstiger angeboten,
                  und du willst die Preisgarantie nutzen – dafür brauchst du den Originalbeleg mit
                  Datum und Preis. Bei einem Wasserschaden oder Einbruch verlangt die Versicherung
                  Nachweise über den Wert der beschädigten oder gestohlenen Gegenstände. Oder du
                  willst mit einer Mitbewohnerin abrechnen, wer beim letzten großen Einkauf wie viel
                  bezahlt hat.
                </p>
                <p className="mb-3">
                  In jedem dieser Fälle zählt nicht, dass der Beleg irgendwo existiert – er muss in
                  dem Moment auffindbar sein, in dem er gebraucht wird. Und genau das ist mit einer
                  Schublade voller Papier oder einem unsortierten Kamera-Roll-Ordner selten der
                  Fall.
                </p>
                <p>
                  Das Frustrierende an all diesen Situationen: Der Beleg existierte in aller Regel
                  noch irgendwo, im Portemonnaie, in einer Jackentasche, in einem Foto irgendwo
                  zwischen hundert anderen. Das Problem war nie, dass keine Kopie mehr da war –
                  sondern dass niemand in wenigen Sekunden herausfinden konnte, wo genau.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  Warum ein Foto allein noch keine Digitalisierung ist
                </h2>
                <p className="mb-3">
                  Ein häufiges Missverständnis: „Ich habe den Beleg fotografiert" wird oft mit „Ich
                  habe den Beleg digitalisiert" verwechselt. Ein Foto in der Kamera-Roll ist zwar
                  digital gespeichert, aber für eine Suche genauso nutzlos wie das Papieroriginal –
                  du musst immer noch durch hunderte Fotos scrollen und jedes einzelne anschauen, um
                  den richtigen Beleg zu finden. Ein wirklich digitalisierter Beleg unterscheidet
                  sich davon in einem entscheidenden Punkt: Neben dem Bild existieren auch die
                  Informationen darauf als durchsuchbare Daten – Händlername, Datum, Betrag, oft
                  sogar einzelne Artikel.
                </p>
                <p className="mb-3">
                  Mit dieser Struktur lässt sich in Sekunden nach „Elektronikmarkt, März, über 50
                  Euro" suchen, statt manuell durch einen Fotoordner zu blättern. Das ist der
                  eigentliche Unterschied zwischen einem Foto und einer echten Digitalisierung – und
                  er entscheidet darüber, ob ein Beleg in dem Moment auffindbar ist, in dem du ihn
                  wirklich brauchst.
                </p>
                <p>
                  Der Unterschied macht sich vor allem dann bemerkbar, wenn die Zahl der Belege
                  wächst. Bei fünf Fotos im Ordner findet man mit etwas Geduld noch alles von Hand.
                  Bei fünfhundert ist das reine Blättern keine Option mehr – dann entscheidet allein,
                  ob die Daten hinter dem Bild durchsuchbar sind, ob du in Sekunden fündig wirst oder
                  gar nicht erst suchst, weil du weißt, dass es ohnehin aussichtslos ist.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  Ein System, das direkt beim Einkauf ansetzt
                </h2>
                <p className="mb-3">
                  Der zuverlässigste Zeitpunkt, einen Beleg zu digitalisieren, ist der Moment, in
                  dem du ihn in die Hand bekommst – nicht drei Wochen später, wenn er schon
                  verblasst oder verloren ist. ScanReceipts ist genau für diesen Moment gebaut: Du
                  fotografierst den Kassenbon direkt an der Kasse, eine multimodale KI liest
                  Händler, Datum, Betrag und Artikel sofort aus dem Bild aus, und ein
                  deterministischer Rechen-Check prüft im Hintergrund, ob die erkannten Zahlen
                  überhaupt zusammenpassen. Das Ergebnis ist sofort durchsuchbar – kein
                  nachträgliches Sortieren, kein Aufschieben.
                </p>
                <p>
                  Die App funktioniert dabei ohne Konto sofort im Browser über eine lokale
                  24-Stunden-Sitzung, mit 15 kostenlosen Scans pro Monat. Ein Konto brauchst du erst,
                  wenn du auf deine Belege auch von einem anderen Gerät zugreifen willst. Deine
                  Daten werden dabei nicht an Dritte verkauft oder weitergegeben.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  Ordnerstrukturen, die nach drei Monaten zusammenbrechen
                </h2>
                <p className="mb-3">
                  Der klassische Versuch: ein Dropbox-Ordner „Belege“, darunter 2026, darunter
                  08, darunter Dateien namens IMG_4021.jpg. Das funktioniert, solange du dich
                  an den Monat erinnerst. Es scheitert in dem Moment, in dem die Frage lautet
                  „Wo ist der MediaMarkt-Bon von irgendwann im Frühling?“. Ein Dateiname ohne
                  Händler und Betrag ist für die Suche genauso tot wie Papier.
                </p>
                <p className="mb-3">
                  Etwas besser, aber immer noch fragil: Dateien per Hand umbenennen in
                  2026-08-03_MediaMarkt_18900.jpg. Das hält, bis du es an einem stressigen Tag
                  einmal nicht machst. Ab da driftet die Konvention, und niemand räumt 400
                  Dateien nachträglich auf. Ein System, das vom Menschen Disziplin verlangt,
                  um durchsuchbar zu bleiben, ist kein System – es ist ein Vorsatz.
                </p>
                <p>
                  Die robuste Variante lagert die Suchbarkeit nicht im Dateinamen, sondern in
                  Feldern: Händler, Datum, Betrag als Daten, das Foto nur als Nachweis. Dann
                  kannst du „Elektronik, über 100 €, zweites Quartal“ finden, ohne einen
                  Ordnerbaum zu kennen. Genau so landet ein Scan in{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="excelGuide">
                    einer Excel-Tabelle mit echten Spalten
                  </SeoLink>
                  , statt als weiteres unbenanntes Bild.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  E-Mail-Rechnungen, Kassenbons und Garantien in einem System
                </h2>
                <p className="mb-3">
                  Papier ist nur die halbe Ablage. Software-Abos, Bahnfahrten und
                  Online-Bestellungen kommen als PDF ins Postfach. Wer nur Thermobons
                  fotografiert und PDFs im Mail-Archiv lässt, hat zwei unvollständige Stapel.
                  Der praktische Ansatz: alles, was du später wiederfinden musst, landet im
                  selben Scanner-Workflow – Foto für Papier, Upload für PDF. Sonst suchst du
                  im Ernstfall an zwei Orten und findest an keinem.
                </p>
                <p className="mb-3">
                  Für Garantie und Rückgabe reicht oft das Datum plus Händler plus Betrag.
                  Viele Händler wollen den Originalbon, aber ein scharfes Foto plus die
                  ausgelesenen Felder finden ihn in Sekunden, statt in der Schublade. Als
                  grobe Alltagshilfe, keine Rechtsberatung: Rückgaben oft 14 bis 30 Tage,
                  Herstellergarantie häufig zwei Jahre, Versicherungen wollen Nachweise oft
                  deutlich länger. Wer den Scan am Kauftag macht, muss diese Fristen nicht
                  aus dem Gedächtnis retrieven.
                </p>
                <p>
                  Freelancer haben zusätzlich die Mischung aus Bewirtung, Reise und
                  Abo-Rechnung. Die gehört nicht in drei verschiedene Apps. Ein{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="freelancer">
                    Ausgaben-Tracker für Selbstständige
                  </SeoLink>{" "}
                  hält denselben Stapel zusammen, den du später in eine Tabelle oder in
                  Lexoffice weiterreichst.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  Was du nach dem Scan noch aufbewahren solltest
                </h2>
                <p className="mb-3">
                  Digitalisieren heißt nicht automatisch „Zettel wegwerfen“. Für den Alltag –
                  Supermarkt, Drogerie, ein Kaffee – reicht der Scan meist, sobald Foto und
                  Summe stimmen. Für teure Geräte, Reisen und alles, was du einer Versicherung
                  oder einem Händler zeigen könntest, ist der Papierbeleg noch eine Weile die
                  einfachere Vorlage. Eine pragmatische Regel: unter einem selbst gewählten
                  Schwellenwert (zum Beispiel 50 €) Scan reicht, darüber Scan plus Papier bis
                  die Garantie oder die Rückgabefrist vorbei ist.
                </p>
                <p className="mb-3">
                  Doppelte Fotos sind ein unterschätztes Chaos. Derselbe Bon landet leicht
                  zweimal in der Galerie, einmal scharf, einmal verwackelt. Ein Scanner, der
                  Duplikate erkennt, spart später die Bereinigung. Mehr zur Gewohnheit, den
                  Scan sofort zu machen statt „später im Ordner“, steht unter{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="simpleTracking">
                    einfache Ausgabenverfolgung
                  </SeoLink>
                  . Wer noch abtippt, findet den Zeitvergleich in{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="scanningVsManual">
                    Kassenbon scannen statt abtippen
                  </SeoLink>
                  .
                </p>
                <p>
                  Ein letzter Alltagstest für jedes System: Stell dir vor, das Handy ist weg.
                  Wenn die Belege nur in der lokalen Galerie liegen, ist die Ablage mit dem
                  Gerät verschwunden. Ein Konto oder zumindest ein Export nach Excel/CSV auf
                  einem zweiten Gerät ist die einfache Versicherung. Nicht weil du ein
                  Archivsystem bauen willst – sondern weil der eine Bon, den du in sechs
                  Monaten brauchst, sonst genau dann fehlt, wenn das Handy nicht mehr da ist.
                  Wie die OCR aus dem Foto überhaupt Felder macht, steht unter{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="ocrBlog">
                    So funktioniert Beleg-OCR wirklich
                  </SeoLink>
                  .
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  Selbst ausprobieren
                </h2>
                <p>
                  Wenn du regelmäßig Belege sammelst, etwa als Freelancer, lohnt sich auch ein Blick
                  auf unseren{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="freelancer">
                    Ausgaben-Tracker für Freelancer
                  </SeoLink>
                  . Oder probiere{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="home">
                    ScanReceipts
                  </SeoLink>{" "}
                  direkt aus und digitalisiere deinen nächsten Kassenbon, bevor er in der Schublade
                  verblasst.
                </p>
              </section>
            </div>
          ) : (
            <div className="space-y-8 font-sans text-[#161C22] leading-relaxed">
              <p className="text-lg text-[#475569]">
                Almost everyone has that one drawer: full of receipts, most of them half-faded,
                some crumpled into an unreadable ball of paper. And almost everyone has had the
                exact moment where you need one specific receipt — for a warranty claim, a return,
                a reimbursement — and no one can remember where it went. The problem is rarely that
                the receipt wasn't kept. The problem is that paper is a genuinely bad storage
                medium.
              </p>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  Why paper receipts are unreliable over time
                </h2>
                <p className="mb-3">
                  Most retail receipts print on thermal paper. That's convenient for point-of-sale
                  systems, but bad for everything that happens afterward: thermal print fades with
                  heat and light exposure, often within just a few weeks in a wallet. A receipt
                  that's perfectly legible today can be an almost blank strip of paper three months
                  from now. On top of that there's the plain risk of physical loss — receipts slip
                  out of pockets, get thrown out with old scrap paper by mistake, or simply vanish
                  somewhere between the kitchen counter and a filing folder.
                </p>
                <p className="mb-3">
                  Even a receipt that survives has a second problem: it isn't searchable. To figure
                  out whether you bought something from a specific store back in May, you have to
                  physically flip through every single slip in the drawer. With ten receipts, that's
                  mildly annoying. With a hundred, it's practically impossible.
                </p>
                <p>
                  On top of the fading, thermal paper is also physically fragile — a fold, a bit of
                  moisture, or a spilled drink is enough to make a receipt unreadable long before it
                  would have faded on its own. Paper is, in other words, a storage medium that quietly
                  destroys itself, just slowly enough that you rarely notice until the moment you
                  actually need it.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  The everyday moments when an old receipt suddenly matters
                </h2>
                <p className="mb-3">
                  It's almost always the same handful of situations that turn a receipt from
                  "throw away eventually" into "need this right now." A device breaks within its
                  warranty period, and the manufacturer asks for proof of purchase. A piece of
                  clothing doesn't fit and needs returning, but without the receipt you get store
                  credit instead of a refund. An item turns up cheaper somewhere else and you want
                  to use a price-match policy, which requires the original receipt with date and
                  price. After a flood, fire, or break-in, an insurance claim needs proof of what
                  the damaged or stolen items were actually worth. Or you're settling up with a
                  roommate over who paid for what on the last big grocery run.
                </p>
                <p className="mb-3">
                  In every one of these cases, what matters isn't that the receipt exists somewhere
                  — it's that it can actually be found at the exact moment it's needed. And that's
                  rarely true of a drawer full of paper or an unsorted camera roll.
                </p>
                <p>
                  What makes all of this frustrating is that the receipt usually still existed
                  somewhere — in a wallet, a jacket pocket, a photo buried among a hundred others.
                  The problem was never that no copy remained. It was that nobody could figure out
                  exactly where, in the few seconds they had to look.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  Why a photo alone isn't really digitizing anything
                </h2>
                <p className="mb-3">
                  A common mix-up: "I took a photo of the receipt" gets treated as the same thing
                  as "I digitized the receipt." A photo sitting in a camera roll is technically
                  stored digitally, but it's just as unsearchable as the paper original — you still
                  have to scroll through hundreds of photos and eyeball each one to find the right
                  receipt. A genuinely digitized receipt is different in one key way: alongside the
                  image, the information on it also exists as searchable data — merchant name, date,
                  amount, often individual items too.
                </p>
                <p>
                  With that structure in place, you can search for "electronics store, March, over
                  fifty dollars" in seconds instead of manually scrolling through a photo folder.
                  That's the real distinction between a photo and true digitization — and it's what
                  decides whether a receipt is actually findable the moment you need it.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  A system that starts the moment you get the receipt
                </h2>
                <p className="mb-3">
                  The most reliable time to digitize a receipt is the moment it lands in your hand —
                  not three weeks later, once it's already faded or lost. ScanReceipts is built for
                  exactly that moment: you photograph the receipt right at the register, a
                  multimodal AI model reads the merchant, date, amount, and items straight off the
                  image, and a deterministic arithmetic check runs quietly in the background to
                  confirm the extracted numbers actually reconcile. The result is searchable
                  immediately — no sorting later, no putting it off.
                </p>
                <p>
                  The app works instantly in the browser with no account required, through a local
                  24-hour session, with 15 free scans a month. You only need an account once you
                  want to access your receipts from more than one device. Your data is never sold or
                  shared with third parties.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  Folder trees that collapse after three months
                </h2>
                <p className="mb-3">
                  The classic attempt: a Dropbox folder called "Receipts", then 2026, then 08,
                  then files named IMG_4021.jpg. That works as long as you remember the month.
                  It fails the moment the question is "Where is the electronics receipt from
                  sometime in spring?" A filename without merchant and amount is as dead for
                  search as paper.
                </p>
                <p className="mb-3">
                  Slightly better, still fragile: renaming files by hand to
                  2026-08-03_BestBuy_18900.jpg. That holds until you skip it on a stressful
                  day. After that the convention drifts, and nobody goes back to clean 400
                  files. A system that needs human discipline to stay searchable is not a
                  system. It is a resolution.
                </p>
                <p>
                  The sturdy version puts searchability in fields, not in the filename:
                  merchant, date, amount as data, the photo only as proof. Then you can find
                  "electronics, over $100, second quarter" without knowing a folder tree. That
                  is how a scan lands in{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="excelGuide">
                    an Excel sheet with real columns
                  </SeoLink>
                  , instead of as one more unnamed image.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  Email invoices, till slips, and warranties in one place
                </h2>
                <p className="mb-3">
                  Paper is only half the archive. Software subscriptions, train tickets, and
                  online orders arrive as PDFs in your inbox. If you only photograph thermal
                  slips and leave PDFs in mail search, you have two incomplete piles. The
                  practical move: everything you might need later goes through the same
                  scanner workflow — photo for paper, upload for PDF. Otherwise you search two
                  places in a pinch and find neither.
                </p>
                <p className="mb-3">
                  For warranty and returns, date plus merchant plus amount is usually enough
                  to locate the right slip. Many stores still want the original, but a sharp
                  photo plus extracted fields find it in seconds instead of in a drawer. As a
                  rough everyday hint, not legal advice: returns often 14 to 30 days,
                  manufacturer warranty often two years, insurers may want proof much longer.
                  If you scan on the day of purchase, you do not have to retrieve those
                  deadlines from memory.
                </p>
                <p>
                  Freelancers also mix meals, travel, and subscription invoices. That mix does
                  not belong in three different apps. An{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="freelancer">
                    expense tracker for the self-employed
                  </SeoLink>{" "}
                  keeps the same stack together, which you can later hand off as a spreadsheet
                  or into Lexoffice.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  What to keep on paper after you scan
                </h2>
                <p className="mb-3">
                  Digitizing does not automatically mean "throw the slip away." For everyday
                  spend — groceries, pharmacy, a coffee — the scan is usually enough once the
                  photo and the total match. For expensive devices, travel, and anything you
                  might show an insurer or a store, paper is still the easier original for a
                  while. A pragmatic rule: below a threshold you choose (say $50) the scan is
                  enough; above that, scan plus paper until the warranty or return window
                  closes.
                </p>
                <p className="mb-3">
                  Duplicate photos are an underrated mess. The same slip easily lands twice in
                  the camera roll, once sharp, once blurred. A scanner that spots duplicates
                  saves the cleanup later. More on the habit of scanning immediately instead
                  of "later in a folder" is in{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="simpleTracking">
                    simple expense tracking
                  </SeoLink>
                  . If you still type everything, the time comparison is in{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="scanningVsManual">
                    receipt scanning vs. manual data entry
                  </SeoLink>
                  .
                </p>
                <p>
                  One last everyday test for any system: imagine the phone is gone. If the
                  receipts only live in the local camera roll, the archive disappeared with
                  the device. An account, or at least an Excel/CSV export on a second device,
                  is the simple insurance. Not because you want to build a records system —
                  because the one slip you need in six months is otherwise missing on the
                  exact day the phone is not there. How OCR turns the photo into fields at
                  all is in{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="ocrBlog">
                    how receipt OCR actually works
                  </SeoLink>
                  .
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  Try it yourself
                </h2>
                <p>
                  If you collect receipts regularly, for example as a freelancer, it's worth a look
                  at our{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="freelancer">
                    expense tracker for freelancers
                  </SeoLink>
                  . Or try{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="home">
                    ScanReceipts
                  </SeoLink>{" "}
                  directly and digitize your next receipt before it has a chance to fade in a
                  drawer.
                </p>
              </section>
            </div>
          )}

          <RelatedReading
            lang={lang}
            keys={["excelGuide", "simpleTracking", "freelancer", "scanningVsManual"]}
          />
        </article>
      </main>
      <Footer />
    </div>
  );
}
