import type { Metadata } from "next";
import { notFound } from "next/navigation";
import Image from "next/image";
import { Header } from "@/components/landing/Header";
import { Footer } from "@/components/landing/Footer";
import { RelatedReading, SeoLink } from "@/components/landing/RelatedReading";
import { siteUrl } from "@/lib/seo/site";
import { publicUrl, seoLanguageAlternates } from "@/lib/seo/slugs";

type Locale = "de" | "en";
function isLocale(value: string): value is Locale {
  return value === "de" || value === "en";
}

const ROUTE = "blog/simple-expense-tracking" as const;
const PUBLISHED = "2026-08-19";

const copy = {
  de: {
    title: "Einfache Ausgabenverfolgung | ScanReceipts",
    description:
      "Warum die meisten Ausgaben-Apps nach zwei Wochen wieder verschwinden – und wie eine Foto-first-Methode Ausgabenverfolgung endlich zur Gewohnheit macht.",
    keywords: [
      "ausgaben tracker app",
      "ausgaben app kostenlos",
      "ausgaben erfassen app",
      "ausgaben verwalten app",
    ],
  },
  en: {
    title: "Simple Expense Tracking for Freelancers | ScanReceipts",
    description:
      "Why most expense tracker apps get abandoned after two weeks, and how a photo-first approach turns expense tracking into a habit that actually sticks.",
    keywords: [
      "expense tracker app",
      "personal expense tracker",
      "spending tracker app",
      "receipt tracker app",
      "track business expenses",
    ],
  },
} as const;

export async function generateMetadata({
  params,
}: {
  params: Promise<{ locale: string }>;
}): Promise<Metadata> {
  const { locale } = await params;
  const lang: Locale = isLocale(locale) ? locale : "en";
  const canonical = publicUrl(lang, ROUTE);
  const c = copy[lang];
  return {
    title: c.title,
    description: c.description,
    keywords: [...c.keywords],
    alternates: {
      canonical,
      languages: seoLanguageAlternates(ROUTE),
    },
    openGraph: {
      type: "article",
      url: canonical,
      siteName: "ScanReceipts",
      title: c.title,
      description: c.description,
      locale: lang === "de" ? "de_DE" : "en_US",
      alternateLocale: lang === "de" ? "en_US" : "de_DE",
      images: [{ url: `${siteUrl}/simple-expense-tracking-workspace.png`, width: 1672, height: 941 }],
      publishedTime: PUBLISHED,
    },
    twitter: { card: "summary_large_image", title: c.title, description: c.description },
    robots: {
      index: true,
      follow: true,
      googleBot: { index: true, follow: true, "max-image-preview": "large" },
    },
  };
}

export default async function Page({
  params,
}: {
  params: Promise<{ locale: string }>;
}) {
  const { locale } = await params;
  const lang: Locale = isLocale(locale) ? locale : "en";
  if (!isLocale(locale)) notFound();
  const isDe = lang === "de";
  const canonical = publicUrl(lang, ROUTE);

  const headline = isDe
    ? "Einfache Ausgabenverfolgung für Freelancer und Privatpersonen"
    : "Simple Expense Tracking for Freelancers and Private Individuals";

  const jsonLd = {
    "@context": "https://schema.org",
    "@graph": [
      {
        "@type": "BreadcrumbList",
        itemListElement: [
          { "@type": "ListItem", position: 1, name: isDe ? "Start" : "Home", item: `${siteUrl}/${lang}` },
          { "@type": "ListItem", position: 2, name: "Blog", item: `${siteUrl}/${lang}/blog` },
          { "@type": "ListItem", position: 3, name: headline, item: canonical },
        ],
      },
      {
        "@type": "BlogPosting",
        "@id": canonical,
        headline,
        description: copy[lang].description,
        datePublished: PUBLISHED,
        dateModified: PUBLISHED,
        inLanguage: lang,
        mainEntityOfPage: canonical,
        image: `${siteUrl}/simple-expense-tracking-workspace.png`,
        author: { "@type": "Organization", name: "ScanReceipts", url: siteUrl },
        publisher: {
          "@type": "Organization",
          name: "ScanReceipts",
          url: siteUrl,
          logo: { "@type": "ImageObject", url: `${siteUrl}/icon.png` },
        },
      },
    ],
  };

  return (
    <div className="flex min-h-screen flex-col bg-[#F6F9FF] text-[#161C22] font-sans">
      <script
        type="application/ld+json"
        dangerouslySetInnerHTML={{ __html: JSON.stringify(jsonLd).replace(/</g, "\\u003c") }}
      />
      <Header />
      <main className="flex-1 w-full py-16">
        <article className="max-w-3xl mx-auto px-4 sm:px-8">
          <div className="mb-8">
            <div className="flex items-center gap-2 mb-3">
              <span className="w-2.5 h-2.5 bg-black" />
              <span className="font-mono text-xs uppercase tracking-caps font-semibold text-[#475569]">
                {isDe ? "AUSGABEN & GEWOHNHEITEN" : "SPENDING & HABITS"}
              </span>
            </div>
            <h1 className="font-display text-3xl sm:text-4xl lg:text-5xl font-bold tracking-tightest text-black leading-[1.05]">
              {headline}
            </h1>
            <p className="mt-4 font-mono text-xs uppercase tracking-caps text-[#64748B]">
              {isDe ? "Veröffentlicht am 19. August 2026" : "Published August 19, 2026"}
            </p>
          </div>

          <div className="mb-10 overflow-hidden border border-[#E2E8F0]">
            <Image
              src="/simple-expense-tracking-workspace.png"
              alt={isDe ? "Eine Person fotografiert einen Kassenbon mit dem Smartphone an einem Cafétisch" : "A person photographing a receipt with their phone at a café table"}
              width={1672}
              height={941}
              className="w-full h-auto"
              priority
            />
          </div>

          {isDe ? (
            <div className="space-y-8 font-sans text-[#161C22] leading-relaxed">
              <p className="text-lg text-[#475569]">
                Fast jeder hat schon mal eine Ausgaben-App installiert. Und fast jeder hat sie nach
                ein bis zwei Wochen wieder verlassen liegen. Das Problem ist selten die App selbst –
                es ist die Erwartung, dass du jeden Kauf von Hand eintippst: Händler, Betrag,
                Kategorie, Datum, vielleicht noch eine Notiz. Das funktioniert an einem ruhigen
                Sonntagabend gut. Im Alltag, zwischen Terminen und mit vollen Händen, ist es das
                Erste, was wegfällt. Dabei ist der Wunsch, die eigenen Finanzen im Blick zu haben,
                bei den meisten Menschen völlig unverändert stark – nur das gewählte Werkzeug passt
                selten zum eigenen Alltag.
              </p>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  Warum die meisten Ausgaben-Apps nach zwei Wochen sterben
                </h2>
                <p className="mb-3">
                  Das Muster wiederholt sich fast immer gleich: Man lädt eine App herunter, ist am
                  ersten Tag motiviert, trägt jeden Kaffee und jeden Einkauf brav ein – und lässt es
                  nach wenigen Tagen schleifen, sobald der Alltag wieder normal wird. Nicht, weil
                  einem die eigenen Finanzen egal wären, sondern weil manuelle Dateneingabe schlicht
                  Reibung erzeugt. Jeder Kauf, der nicht sofort erfasst wird, sammelt sich als
                  gedankliche Restschuld an: „Das muss ich noch eintragen." Nach ein paar Tagen sind
                  es zu viele Belege, um sie sich noch zu merken, und die App landet ungenutzt auf
                  Seite drei des Homescreens.
                </p>
                <p>
                  Das eigentliche Problem ist also nicht mangelnde Disziplin, sondern ein
                  Systemfehler: Die Eingabemethode verlangt mehr Aufwand, als die meisten Menschen
                  bereit sind, dauerhaft zu investieren. Eine Tabelle mit zwanzig leeren Spalten
                  sieht am ersten Tag nach Kontrolle aus – nach einer Woche sieht sie nach einer
                  Aufgabe aus, die man vor sich herschiebt. Und sobald eine einzige Woche fehlt,
                  wirkt das Nachtragen noch mühsamer als das ursprüngliche Eintragen, weil man sich
                  an einzelne Käufe kaum noch erinnert – ein Teufelskreis, der die meisten Versuche
                  endgültig beendet.
                </p>
              </section>

              <div className="overflow-hidden border border-[#E2E8F0] bg-white">
                <Image
                  src="/receipt-clarity-diagram.png"
                  alt="Ein verworrenes Diagramm aus Formen und Verbindungen wird zu einem einzelnen, geprüften Kassenbon"
                  width={1672}
                  height={941}
                  className="w-full h-auto"
                />
              </div>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  Die Foto-first-Alternative zum Abtippen
                </h2>
                <p className="mb-3">
                  Hier lohnt sich ein Blick auf ein Verhalten, das die meisten Menschen ohnehin schon
                  haben: Ein Foto vom Kassenbon machen, um sich später an einen Kauf zu erinnern oder
                  ihn im Zweifel nachweisen zu können. Dieses Foto existiert also fast immer bereits
                  – die Frage ist nur, was danach damit passiert. Bei den meisten Menschen landet es
                  ungenutzt in der Kamerarolle. Bei einem Ausgaben-Tracker, der Kassenbons direkt
                  ausliest, wird genau dieses eine Foto zum kompletten Dateneingabeschritt.
                </p>
                <p>
                  Statt Händler, Betrag, Datum und relevante Positionen von Hand einzutippen,
                  fotografierst du den Beleg, und eine KI liest die Felder automatisch aus. Ein
                  Rechen-Check prüft anschließend, ob die erkannten Zahlen tatsächlich zusammenpassen,
                  bevor sie in deine Übersicht wandern. Der Unterschied klingt klein, ändert das
                  Verhalten aber grundlegend: Aus „Ich sollte das später eintragen" wird „Ich habe es
                  eben schon erfasst, während ich sowieso den Beleg fotografiert habe."
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  Für Freelancer: verstehen, wohin das Geld fließt
                </h2>
                <p>
                  Wer freiberuflich arbeitet, kauft laufend Dinge fürs Geschäft: Material, Software,
                  Fahrten zu Kunden, ein Arbeitsessen mit einem Auftraggeber. Ohne laufende Übersicht
                  verschwimmen diese Ausgaben schnell im allgemeinen Kontostand, und am Monatsende
                  bleibt nur ein diffuses Gefühl von „irgendwie war da mehr Geld." Ein Foto-basierter
                  Ausgaben-Tracker macht daraus greifbare Zahlen: Wie viel ist diesen Monat in
                  Software geflossen? Wie stark schwankt der Materialeinkauf von Monat zu Monat? Wie
                  entwickelt sich der Cashflow, wenn ein großer Kunde später zahlt als geplant? Es
                  geht dabei nicht um Formulare oder Fristen, sondern schlicht darum, die eigenen
                  Zahlen im Blick zu behalten – als Grundlage für bessere Entscheidungen im eigenen
                  Geschäft, nicht als Pflichtübung.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  Für Privatpersonen: Ausgabenbewusstsein im Alltag
                </h2>
                <p>
                  Auch ohne geschäftlichen Hintergrund lohnt sich ein klarer Blick auf die eigenen
                  Ausgaben. Die meisten Menschen unterschätzen, wie viel kleine, wiederkehrende
                  Käufe – Lieferdienst, Drogerie, spontane Anschaffungen – am Monatsende ausmachen.
                  Ein Haushaltsbudget lebt davon, dass man diese Muster überhaupt erst sieht. Wenn
                  jeder Einkaufszettel oder Kassenbon automatisch in eine strukturierte Übersicht
                  einfließt, wird sichtbar, wo das Geld tatsächlich hingeht – nicht als vages Gefühl,
                  sondern als konkrete Zahl pro Kategorie und Monat. Das ist der Unterschied zwischen
                  „Ich sollte sparsamer sein" und „Ich weiß genau, wo ich ansetzen kann."
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  Was Ausgabenverfolgung wirklich zur Gewohnheit macht
                </h2>
                <p className="mb-3">
                  Die verbreitete Annahme ist, dass ein perfektes System – möglichst viele
                  Kategorien, möglichst detaillierte Tabellen – zu besseren Ergebnissen führt. In der
                  Praxis ist meist das Gegenteil der Fall. Ein System, das viel Pflege verlangt, wird
                  gepflegt, solange die Motivation hoch ist – und fällt dann zusammen, sobald der
                  Alltag stressiger wird. Ein System mit geringer Reibung wird dagegen auch in
                  hektischen Wochen weitergeführt, einfach weil es kaum zusätzlichen Aufwand kostet.
                </p>
                <p>
                  Genau deshalb scheitern so viele Excel-Vorlagen aus dem Internet nach einer Woche:
                  Sie sehen im leeren Zustand beeindruckend aus, verlangen aber ständige manuelle
                  Pflege. Ein Ansatz, der auf einem Verhalten aufbaut, das ohnehin schon stattfindet
                  – dem Fotografieren eines Belegs – braucht diese Disziplin gar nicht erst. Die
                  Gewohnheit hält sich selbst, weil sie kein zusätzlicher Schritt ist, sondern nur ein
                  zusätzlicher Nutzen für einen Schritt, den du sowieso schon machst.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  Wenige Kategorien schlagen zwanzig leere Spalten
                </h2>
                <p className="mb-3">
                  Der Impuls nach dem Download einer Tracker-App ist fast immer derselbe:
                  möglichst viele Kategorien anlegen, damit „alles erfasst“ ist. Lebensmittel,
                  Drogerie, Restaurant, Café, Transport, Abo, Geschenke, Unvorhergesehenes,
                  Haushalt, Gesundheit – und nach zwei Wochen ist keine davon gepflegt. Eine
                  Kategorie, die du im Alltag nicht in einer Sekunde zuordnen kannst, wird
                  nicht genutzt. Dann landet alles in „Sonstiges“, und die feine Struktur war
                  Theater.
                </p>
                <p className="mb-3">
                  Drei bis sechs Töpfe reichen für die meisten Menschen: Wohnen, Essen,
                  Fortbewegung, Arbeit, Freizeit, Rest. Freelancer ersetzen „Arbeit“ durch
                  zwei Töpfe – etwa Software/Abo und Kundenkosten – mehr nicht. Der Händlername
                  auf dem Beleg erledigt den Rest, wenn du später nachfragen willst, wo genau
                  das Geld hinging. Dafür muss der Beleg aber als Datensatz existieren, nicht
                  nur als Foto. Wie du ihn so ablegst, dass du ihn wiederfindest, steht unter{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="organize">
                    Belege digitalisieren und organisieren
                  </SeoLink>
                  .
                </p>
                <p>
                  Abos verdienen eine eigene kleine Liste, weil sie sich nicht wie ein
                  Kassenbon anfühlen. Einmal im Quartal die wiederkehrenden Buchungen
                  durchgehen – Streaming, Cloud, Tools, Mitgliedschaften – fängt schleichende
                  Erhöhungen, die kein Foto an der Kasse auslöst. Den Rest des Monats reicht
                  das Foto des Bons.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  Der Fünf-Minuten-Wochenrückblick, der die Gewohnheit hält
                </h2>
                <p className="mb-3">
                  Tagesgenaues Eintragen ist der Anspruch, an dem die meisten scheitern.
                  Ein fester Slot funktioniert besser: einmal pro Woche, immer derselbe
                  Moment – zum Beispiel Sonntagabend oder der Weg zur Arbeit am Montag. In
                  fünf Minuten drei Dinge: Welche Belege fehlen noch als Foto? Welche Zeile
                  hat der Math-Check markiert? Welche eine Ausgabe war überraschend hoch?
                  Mehr nicht. Wer hier schon eine vollständige Buchhaltung erwartet, ist im
                  falschen Werkzeug.
                </p>
                <p className="mb-3">
                  Paare und WGs können denselben Rhythmus teilen, ohne eine gemeinsame
                  Super-App zu brauchen. Jede Person fotografiert die eigenen Bons, am
                  Monatsende liegt eine Tabelle mit Datum, Händler und Betrag auf dem Tisch.
                  Das beendet die Debatte „Wer hat den großen Einkauf bezahlt?“ schneller als
                  eine Chat-Historie voller Fotos. Die Tabelle selbst baust du nicht von Hand –
                  der Weg steht im Guide{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="excelGuide">
                    Kassenbon in Excel umwandeln
                  </SeoLink>
                  .
                </p>
                <p>
                  Bargeld, Karte und Rechnung fühlen sich unterschiedlich an, gehören aber in
                  dieselbe Übersicht. Sonst unterschätzt du Bargeld systematisch, weil es kein
                  Kontoauszug nachzieht. Der Bon ist der gemeinsame Nenner – unabhängig davon,
                  wie bezahlt wurde. Wer merken will, warum ein Foto allein noch keine
                  durchsuchbare Zeile ist, liest{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="ocrBlog">
                    So funktioniert Beleg-OCR wirklich
                  </SeoLink>
                  : erst Felder machen aus dem Schnappschuss eine Ausgabe, die du später
                  filtern kannst, statt durch die Galerie zu scrollen.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  Wann ein einfacher Tracker nicht mehr reicht
                </h2>
                <p className="mb-3">
                  Es gibt einen Punkt, an dem Foto plus Tabelle die falsche Ebene ist: wenn
                  du Rechnungen an Kunden schreibst, Umsatzsteuer voranmeldest oder ein Team
                  Erstattungen freigeben muss. Dann brauchst du eine Suite oder eine
                  Rechnungssoftware, nicht noch eine schlankere App. ScanReceipts kann davor
                  trotzdem der schnelle Erfassungsschritt bleiben. Den Unterschied zu
                  Expensify und zu Lexoffice erklären die Seiten{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="expensify">
                    Expensify-Alternative
                  </SeoLink>{" "}
                  und{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="lexoffice">
                    Lexoffice-Alternative
                  </SeoLink>
                  .
                </p>
                <p>
                  Bis zu diesem Punkt gilt: weniger System, mehr Fotos im richtigen Moment.
                  Der ehrliche Zeitvergleich zum Abtippen steht in{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="scanningVsManual">
                    Kassenbon scannen statt abtippen
                  </SeoLink>
                  . Für den Arbeitsalltag als Selbstständige:r ist der{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="freelancer">
                    Ausgaben-Tracker für Freelancer
                  </SeoLink>{" "}
                  die zugeschnittene Variante derselben Idee.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  Selbst ausprobieren
                </h2>
                <p>
                  Wenn du speziell als Freelancer nach einer strukturierten Übersicht über
                  Geschäftsausgaben suchst, findest du mehr dazu auf unserer Seite zum{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="freelancer">
                    Ausgaben-Tracker für Freelancer
                  </SeoLink>
                  . Oder starte direkt mit{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="home">
                    ScanReceipts
                  </SeoLink>{" "}
                  und mach dein nächstes Foto von einem Kassenbon zum ersten Eintrag in einer
                  Ausgabenübersicht, die sich von selbst führt.
                </p>
              </section>
            </div>
          ) : (
            <div className="space-y-8 font-sans text-[#161C22] leading-relaxed">
              <p className="text-lg text-[#475569]">
                Almost everyone has downloaded an expense tracker app at some point. And almost
                everyone has abandoned it within a week or two. The app usually isn't the problem —
                the expectation that you'll manually type in every single purchase is. Merchant,
                amount, category, date, maybe a note. That works fine on a quiet Sunday evening. In
                the middle of a normal day, with your hands full and somewhere else to be, it's the
                first thing that gets skipped. The desire to actually understand your own spending
                rarely goes away — it's the tool that usually doesn't match how a normal day actually
                goes.
              </p>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  Why most expense tracker apps die after two weeks
                </h2>
                <p className="mb-3">
                  The pattern repeats itself almost identically every time. Someone downloads an app,
                  feels motivated on day one, dutifully logs every coffee and every grocery run — and
                  quietly lets it slide once normal life resumes. It's rarely because they stopped
                  caring about their spending. It's because manual data entry creates friction, and
                  friction compounds. Every purchase you don't log immediately becomes a small mental
                  IOU: "I still need to enter that." After a few days there are too many receipts to
                  remember accurately, and the app ends up buried on the third home screen, unopened.
                </p>
                <p>
                  So the real issue isn't a lack of discipline — it's a broken input method. A budget
                  spreadsheet with twenty empty columns looks like control on day one. By day seven it
                  looks like a chore you keep putting off. And once a single week goes unlogged,
                  catching up feels even more tedious than logging in real time would have, because
                  half the small purchases are already forgotten — a cycle that quietly kills most
                  attempts for good.
                </p>
              </section>

              <div className="overflow-hidden border border-[#E2E8F0] bg-white">
                <Image
                  src="/receipt-clarity-diagram.png"
                  alt="A tangled diagram of shapes and connections simplifies into a single verified receipt"
                  width={1672}
                  height={941}
                  className="w-full h-auto"
                />
              </div>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  The photo-first alternative to typing everything in
                </h2>
                <p className="mb-3">
                  It's worth looking at a habit most people already have: photographing a receipt so
                  they can remember a purchase later, or have proof of it if needed. That photo
                  already exists for most purchases — the only question is what happens to it
                  afterward. For most people, it just sits unused in the camera roll. For a receipt
                  tracker that reads the photo directly, that same single photo becomes the entire
                  data-entry step.
                </p>
                <p>
                  Instead of typing in the merchant, amount, date, and relevant line items by hand,
                  you photograph the receipt and AI extracts those fields automatically. A math check
                  then confirms the extracted numbers actually reconcile before anything lands in
                  your overview. The difference sounds small, but it changes behavior entirely: "I
                  should log this later" turns into "I already logged it, while I was photographing
                  the receipt anyway."
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  For freelancers: understanding where the money actually goes
                </h2>
                <p>
                  Freelancers buy things for their work constantly — materials, software
                  subscriptions, trips to see a client, a working lunch with a collaborator. Without
                  an ongoing overview, those purchases blend into the general account balance, and by
                  the end of the month all that's left is a vague sense that "somehow there was more
                  money." A photo-based expense tracker turns that vague sense into concrete numbers:
                  how much went into software this month? How much does material spending swing from
                  month to month? What does cash flow look like when a client pays later than
                  expected? None of this is about forms or paperwork — it's simply about keeping your
                  own numbers visible, so you can make better calls about your own business instead of
                  guessing.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  For private individuals: everyday spending awareness
                </h2>
                <p>
                  You don't need a business to benefit from a clear view of your own spending. Most
                  people underestimate how much small, recurring purchases — food delivery, a
                  pharmacy run, a spontaneous online order — add up to by the end of the month. A
                  household budget only works once those patterns are actually visible. When every
                  receipt automatically flows into a structured overview, it becomes obvious where the
                  money is really going — not as a vague feeling, but as a concrete number per
                  category, per month. That's the difference between "I should probably spend less"
                  and "I know exactly where I can cut back."
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  What actually makes expense tracking stick
                </h2>
                <p className="mb-3">
                  The common assumption is that a more thorough system — more categories, more
                  detailed spreadsheets — produces better results. In practice, the opposite is
                  usually true. A system that demands a lot of upkeep gets maintained exactly as long
                  as motivation stays high, then collapses the moment life gets busier. A low-friction
                  system, by contrast, survives busy weeks precisely because it barely asks anything
                  extra of you.
                </p>
                <p>
                  That's why so many downloaded budget spreadsheet templates get abandoned within a
                  week: they look impressive when empty, but they demand constant manual upkeep to
                  stay useful. An approach built on something you're already doing — photographing a
                  receipt — never asks for that discipline in the first place. The habit sustains
                  itself because it isn't an extra step; it's an extra benefit tacked onto a step you
                  were going to take anyway.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  A few categories beat twenty empty columns
                </h2>
                <p className="mb-3">
                  The impulse after downloading a tracker is almost always the same: create as
                  many categories as possible so that "everything is covered." Groceries,
                  pharmacy, restaurant, café, transport, subscriptions, gifts, unexpected,
                  household, health — and two weeks later none of them are maintained. A
                  category you cannot assign in one second in daily life will not get used.
                  Then everything lands in "Other," and the fine structure was theater.
                </p>
                <p className="mb-3">
                  Three to six buckets are enough for most people: housing, food, getting
                  around, work, leisure, leftover. Freelancers replace "work" with two buckets
                  — say software/subscriptions and client costs — and stop there. The merchant
                  name on the receipt does the rest when you later want to know exactly where
                  the money went. For that the receipt has to exist as a data row, not only as
                  a photo. How to file it so you can find it again is in{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="organize">
                    how to digitize and organize receipts
                  </SeoLink>
                  .
                </p>
                <p>
                  Subscriptions deserve a small list of their own, because they do not feel
                  like a till slip. Once a quarter, walk the recurring charges — streaming,
                  cloud, tools, memberships. That catches silent price hikes that no photo at
                  a register will catch. The rest of the month, the receipt photo is enough.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  The five-minute weekly review that keeps the habit alive
                </h2>
                <p className="mb-3">
                  Logging every day is the standard most people fail. A fixed slot works
                  better: once a week, always the same moment — Sunday evening, or the commute
                  on Monday. In five minutes, three things: which receipts are still missing
                  as photos? Which row did the math-check flag? Which one purchase was
                  surprisingly high? Nothing else. If you already expect full bookkeeping
                  here, you are in the wrong tool.
                </p>
                <p className="mb-3">
                  Couples and roommates can share that rhythm without a shared super-app.
                  Each person photographs their own slips; at month-end a table with date,
                  merchant, and amount sits on the table. That ends the "who paid for the big
                  shop?" debate faster than a chat history full of photos. You do not build
                  the table by hand — the path is in{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="excelGuide">
                    receipt to Excel
                  </SeoLink>
                  .
                </p>
                <p>
                  Cash, card, and invoice feel different, but they belong in the same
                  overview. Otherwise you systematically undercount cash, because no bank
                  feed follows it. The receipt is the common denominator — no matter how you
                  paid. If you want to see why a photo alone is still not a searchable row,
                  read{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="ocrBlog">
                    how receipt OCR actually works
                  </SeoLink>
                  : fields are what turn the snapshot into a spend you can filter later,
                  instead of scrolling the camera roll.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  When a simple tracker is no longer enough
                </h2>
                <p className="mb-3">
                  There is a point where photo plus spreadsheet is the wrong layer: when you
                  invoice clients, file VAT, or a team has to approve reimbursements. Then
                  you need a suite or invoicing software, not an even slimmer app.
                  ScanReceipts can still stay the fast capture step in front of that. The
                  difference versus Expensify and versus Lexoffice is on{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="expensify">
                    the Expensify alternative
                  </SeoLink>{" "}
                  and the{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="lexoffice">
                    Lexoffice alternative
                  </SeoLink>
                  .
                </p>
                <p>
                  Until that point: less system, more photos at the right moment. The honest
                  time comparison against typing is in{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="scanningVsManual">
                    receipt scanning vs. manual data entry
                  </SeoLink>
                  . For day-to-day self-employed work, the{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="freelancer">
                    expense tracker for freelancers
                  </SeoLink>{" "}
                  is the same idea, cut to that job.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl font-bold tracking-tight text-black mb-3">
                  Try it yourself
                </h2>
                <p>
                  If you're specifically looking for a structured way to track business purchases as
                  a freelancer, take a look at our{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="freelancer">
                    expense tracker for freelancers
                  </SeoLink>{" "}
                  page. Or jump straight into{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="home">
                    ScanReceipts
                  </SeoLink>{" "}
                  and turn your next receipt photo into the first entry of a spending overview that
                  keeps itself up to date.
                </p>
              </section>
            </div>
          )}

          <RelatedReading
            lang={lang}
            keys={["freelancer", "organize", "scanningVsManual", "excelGuide"]}
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