import type { Metadata } from "next";
import { notFound } from "next/navigation";
import Image from "next/image";
import { Header } from "@/components/landing/Header";
import { Footer } from "@/components/landing/Footer";
import { RelatedReading, SeoLink } from "@/components/landing/RelatedReading";
import { siteUrl } from "@/lib/seo/site";
import { publicUrl, seoLanguageAlternates } from "@/lib/seo/slugs";

type Locale = "de" | "en";

function isLocale(value: string): value is Locale {
  return value === "de" || value === "en";
}

const ROUTE = "blog/receipt-scanning-vs-manual-bookkeeping" as const;
const PUBLISHED = "2026-08-19";

const meta = {
  de: {
    title: "Kassenbon scannen statt abtippen | ScanReceipts",
    description:
      "Ein ehrlicher Vergleich: Was das manuelle Abtippen von Belegen einen Freelancer wirklich an Zeit kostet – und wie ein Foto-Workflow mit Math-Check Tippfehler frühzeitig abfängt.",
    keywords: [
      "belege scannen selbstständige",
      "ausgaben app freelancer",
      "belege digitalisieren zeitersparnis",
      "belege erfassen zeitaufwand",
      "spesen erfassen selbstständig",
    ],
    breadcrumbHome: "Start",
    breadcrumbCurrent: "Kassenbon scannen statt abtippen",
  },
  en: {
    title: "Receipt Scanning vs. Manual Data Entry | ScanReceipts",
    description:
      "An honest breakdown of what manual receipt entry actually costs a freelancer in time, and how a photo-first workflow with a math-check catches transcription errors early.",
    keywords: [
      "receipt scanner for freelancers",
      "expense tracking for freelancers",
      "track business expenses",
      "manual data entry vs receipt scanner",
      "receipt scanning time savings",
    ],
    breadcrumbHome: "Home",
    breadcrumbCurrent: "Receipt Scanning vs. Manual Data Entry",
  },
} as const;

export async function generateMetadata({
  params,
}: {
  params: Promise<{ locale: string }>;
}): Promise<Metadata> {
  const { locale } = await params;
  const lang: Locale = isLocale(locale) ? locale : "en";
  const canonical = publicUrl(lang, ROUTE);
  const copy = meta[lang];

  return {
    title: copy.title,
    description: copy.description,
    keywords: [...copy.keywords],
    alternates: {
      canonical,
      languages: seoLanguageAlternates(ROUTE),
    },
    openGraph: {
      type: "article",
      url: canonical,
      siteName: "ScanReceipts",
      title: copy.title,
      description: copy.description,
      locale: lang === "de" ? "de_DE" : "en_US",
      alternateLocale: lang === "de" ? "en_US" : "de_DE",
      images: [{ url: `${siteUrl}/receipt-scan-cafe.png`, width: 1672, height: 941 }],
      publishedTime: PUBLISHED,
    },
    twitter: {
      card: "summary_large_image",
      title: copy.title,
      description: copy.description,
    },
    robots: {
      index: true,
      follow: true,
      googleBot: { index: true, follow: true, "max-image-preview": "large" },
    },
  };
}

export default async function Page({
  params,
}: {
  params: Promise<{ locale: string }>;
}) {
  const { locale } = await params;
  const lang: Locale = isLocale(locale) ? locale : "en";
  if (!isLocale(locale)) notFound();
  const isDe = lang === "de";
  const copy = meta[lang];
  const canonical = publicUrl(lang, ROUTE);
  const title = isDe
    ? "Kassenbon scannen statt abtippen: Was Selbstständige wirklich sparen"
    : "Receipt Scanning vs. Manual Data Entry: What Freelancers Actually Save";

  const jsonLd = {
    "@context": "https://schema.org",
    "@graph": [
      {
        "@type": "BreadcrumbList",
        itemListElement: [
          { "@type": "ListItem", position: 1, name: copy.breadcrumbHome, item: `${siteUrl}/${lang}` },
          { "@type": "ListItem", position: 2, name: "Blog", item: `${siteUrl}/${lang}/blog` },
          { "@type": "ListItem", position: 3, name: copy.breadcrumbCurrent, item: canonical },
        ],
      },
      {
        "@type": "BlogPosting",
        "@id": canonical,
        headline: title,
        description: copy.description,
        datePublished: PUBLISHED,
        dateModified: PUBLISHED,
        inLanguage: lang,
        mainEntityOfPage: canonical,
        image: `${siteUrl}/icon.png`,
        author: { "@type": "Organization", name: "ScanReceipts", url: siteUrl },
        publisher: {
          "@type": "Organization",
          name: "ScanReceipts",
          url: siteUrl,
          logo: { "@type": "ImageObject", url: `${siteUrl}/icon.png` },
        },
      },
    ],
  };

  return (
    <div className="flex min-h-screen flex-col bg-[#F6F9FF] text-[#161C22] font-sans">
      <script
        type="application/ld+json"
        dangerouslySetInnerHTML={{ __html: JSON.stringify(jsonLd).replace(/</g, "\\u003c") }}
      />
      <Header />
      <main className="flex-1 w-full py-16">
        <article className="max-w-3xl mx-auto px-4 sm:px-8">
          {/* Eyebrow + meta */}
          <div className="flex items-center gap-2 mb-4">
            <span className="w-2.5 h-2.5 bg-black" />
            <span className="font-mono text-xs uppercase tracking-caps font-semibold text-[#475569]">
              {isDe ? "BELEGE ERFASSEN" : "RECEIPT CAPTURE"}
            </span>
          </div>
          <p className="font-mono text-xs text-[#94A3B8] mb-5">
            {isDe ? "Veröffentlicht am 19. August 2026" : "Published August 19, 2026"}
          </p>

          <h1 className="font-display font-bold tracking-tightest text-3xl sm:text-4xl lg:text-5xl text-black leading-[1.1] mb-8">
            {title}
          </h1>

          <div className="mb-10 overflow-hidden border border-[#E2E8F0]">
            <Image
              src="/receipt-scan-cafe.png"
              alt={isDe ? "Eine Person fotografiert einen Kassenbon mit dem Smartphone an einem Cafétisch" : "A person photographing a receipt with their phone at a café table"}
              width={1672}
              height={941}
              className="w-full h-auto"
              priority
            />
          </div>

          {isDe ? (
            <div className="space-y-10 text-[#161C22]">
              <p className="text-lg text-[#475569] leading-relaxed">
                Belege abtippen gehört für die meisten Selbstständigen zu den Aufgaben, die man vor sich
                herschiebt. Es ist keine schwere Arbeit, aber sie frisst sich in kleinen Häppchen durch den
                Monat und taucht am Ende doch wieder als Wochenendaufgabe vor der Steuererklärung auf. Statt
                pauschal zu behaupten, dass ein Scanner "Stunden spart", lohnt sich ein ehrlicher Blick darauf,
                wo die Zeit beim manuellen Erfassen eigentlich hingeht – und wo ein Foto-Workflow mit
                automatischer Prüfung tatsächlich etwas verändert.
              </p>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl sm:text-3xl font-bold tracking-tight text-black mb-4">
                  Ein realistischer Belegmonat
                </h2>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed mb-4">
                  Nimm eine typische freiberufliche Tätigkeit – etwa Beratung, Design oder IT-Dienstleistung
                  mit gelegentlichen Vor-Ort-Terminen. Ein realistisches Bild sind irgendwo zwischen 20 und 40
                  Belegen pro Monat: ein paar Tankquittungen von Kundenterminen, drei oder vier
                  Geschäftsessen, zwei bis fünf Software-Abo-Rechnungen (Design-Tools, Cloud-Speicher,
                  Projektmanagement-Tools), Büromaterial vom Schreibwarenladen, vielleicht ein
                  Coworking-Tagesticket oder eine Konferenzanmeldung. Keine dramatische Menge – aber auch
                  nicht wenig genug, um sie am Monatsende in fünf Minuten "eben schnell" zu erledigen.
                </p>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed">
                  Diese Mischung ist wichtig, weil sie unterschiedliche Fehlerquellen mitbringt: Tankbelege
                  auf Thermopapier verblassen schnell, Bewirtungsbelege brauchen zusätzlich Trinkgeld und
                  Anlass, Software-Rechnungen kommen oft als PDF mit ausländischem Absender und
                  unterschiedlichem Umsatzsteuerausweis. Jede Kategorie hat ihre eigene kleine Tücke.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl sm:text-3xl font-bold tracking-tight text-black mb-4">
                  Wo die Zeit beim Abtippen wirklich verschwindet
                </h2>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed mb-4">
                  Bei jedem einzelnen Beleg läuft im Kopf eine kleine Checkliste ab: Händlername lesbar
                  entziffern (auf verblasstem Thermopapier nicht immer trivial), Datum korrekt übertragen,
                  Bruttobetrag eintippen, dann überlegen, welcher Steuersatz greift – 7 % oder 19 %? Ein
                  Coffee-to-go ist 7 %, das Essen im Restaurant meist 19 % Service plus 7 % oder 19 % je nach
                  Speise, ein Softwareabo aus dem EU-Ausland läuft unter Reverse-Charge. Diese Entscheidung
                  kostet keine Minute, aber sie kostet Aufmerksamkeit – und genau da schleichen sich Fehler
                  ein, wenn man nebenbei noch das Telefon im Blick hat.
                </p>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed mb-4">
                  Danach kommt die Ablage: den Papierbeleg irgendwo sammeln, später einscannen oder
                  fotografieren, die Datei sinnvoll benennen, damit sie im nächsten Quartal wiederauffindbar
                  ist. Und dann – meistens erst beim Kontoabgleich oder beim Blick auf die Umsatzsteuer-
                  voranmeldung – der Moment, in dem eine Summe nicht aufgeht. War es 19,90 € oder 91,90 €? Hat
                  sich beim Übertragen eine Ziffer vertauscht? Diese Nachkontrolle ist der eigentliche
                  Zeitfresser, weil man dafür zurück zum Originalbeleg muss, den man zwei Wochen vorher
                  abgeheftet hat.
                </p>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed">
                  Multipliziert über 20 bis 40 Belege im Monat ergibt sich kein dramatischer Zeitblock an
                  einem einzelnen Tag – aber ein stetiges Grundrauschen aus kleinen Unterbrechungen, die sich
                  über den Monat verteilen und selten in einem Rutsch erledigt werden.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl sm:text-3xl font-bold tracking-tight text-black mb-4">
                  Was sich mit einem Foto-Workflow verändert
                </h2>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed mb-4">
                  Mit einem{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="freelancer">
                    Beleg-Tracker für Selbstständige
                  </SeoLink>{" "}
                  wie ScanReceipts verschiebt sich die Reihenfolge: Foto machen, fertig. Ein multimodales
                  KI-Modell liest Händler, Datum, jede Artikelzeile mit Menge und die deutschen
                  Mehrwertsteuersätze direkt aus dem Bild – inklusive der Unterscheidung zwischen 7 % und
                  19 %, ohne dass du selbst nachdenken musst, welcher Satz gerade zutrifft. Bei
                  Bewirtungsbelegen werden Trinkgeld und das Anlass-Feld automatisch mit erfasst, was beim
                  klassischen Abtippen gerne vergessen wird und die eigenen Aufzeichnungen lückenhaft macht.
                </p>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed">
                  Der Beleg muss dafür nicht mal aufbewahrt werden, sobald das Foto erfasst ist – er ist
                  digital archiviert, durchsuchbar und über das Konto von jedem Gerät abrufbar. Das eliminiert
                  nicht nur das Tippen, sondern auch die zweite Aufgabe, die oft unterschätzt wird: das
                  physische Sortieren und Ablegen von Papier.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl sm:text-3xl font-bold tracking-tight text-black mb-4">
                  Der Math-Check: Fehler abfangen, solange der Beleg noch griffbereit ist
                </h2>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed mb-4">
                  Der eigentliche Unterschied zu einem reinen "KI-Wrapper", der Texte nur erkennt und blind
                  übernimmt, liegt in einem zweiten, komplett unabhängigen Schritt: einer deterministischen
                  TypeScript-Engine, die jede erkannte Summe nachrechnet. Sie prüft, ob Nettobetrag plus
                  Mehrwertsteuer exakt dem Bruttobetrag entspricht, ob sich die Artikelzeilen korrekt zur
                  Gesamtsumme addieren und ob die ausgewiesenen Steuerbeträge zu ihren Steuersätzen passen.
                  Stimmt etwas nicht überein, wird der Beleg klar markiert und dir zur kurzen Prüfung
                  vorgelegt – statt unbemerkt in deiner Excel-Tabelle zu landen.
                </p>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed">
                  Das ist genau die Art von Fehler, die beim manuellen Abtippen entsteht: eine vertauschte
                  Ziffer, ein Komma an der falschen Stelle, ein Netto- statt Bruttobetrag übernommen. Beim
                  Abtippen fällt das oft erst Wochen später auf, wenn beim Kontoabgleich eine Summe nicht
                  aufgeht und man zurück zum Originalbeleg muss, der längst im Aktenordner verschwunden ist.
                  Der Math-Check verlagert diesen Prüfschritt an den Anfang, während du den Beleg noch
                  griffbereit hast, statt an einen Zeitpunkt, an dem er schon vergessen ist.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl sm:text-3xl font-bold tracking-tight text-black mb-4">
                  Eine ehrliche Minutenschätzung für 30 Belege
                </h2>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed mb-4">
                  Rechnen wir es einmal konkret durch, ohne Marketing-Stunden zu erfinden. Ein
                  einfacher Tankbeleg: 45 bis 90 Sekunden zum Entziffern, Eintippen und Ablegen,
                  plus später oft noch einmal 30 Sekunden, wenn eine Summe nicht zum Konto passt.
                  Ein Bewirtungsbeleg mit Trinkgeld und Anlass: eher zwei bis drei Minuten, weil
                  du Felder ergänzt, die auf dem Bon klein oder handschriftlich stehen. Eine
                  ausländische SaaS-Rechnung: oft fünf Minuten, weil du Reverse-Charge, Währung
                  und Rechnungsnummer extra nachziehst.
                </p>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed mb-4">
                  Bei einer realistischen Mischung – sagen wir 12 Tank- und Alltagsbelege, 6
                  Bewirtungen, 8 Software- und Abo-Rechnungen, 4 Material- oder Reisebelege –
                  landest du schnell bei 60 bis 90 Minuten reiner Erfassungszeit im Monat. Das
                  klingt nach wenig, bis du dazu zählst, dass diese Minuten selten am Stück
                  anfallen. Sie unterbrechen bezahlte Arbeit, sie passieren abends, und sie
                  erzeugen genau die Art von Restaufgabe, die man vor der Steuererklärung
                  hasst. Ein{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="freelancer">
                    Ausgaben-Tracker für Freelancer
                  </SeoLink>{" "}
                  verschiebt denselben Stapel in Fotos, die du sowieso schon machst.
                </p>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed">
                  Der größere Gewinn ist oft nicht die Minute, sondern die vermiedene
                  Nacharbeit. Ein Zahlendreher, den du erst sechs Wochen später findest, kostet
                  mehr Aufmerksamkeit als das ursprüngliche Abtippen. Genau das ist der Punkt,
                  den die meisten „Stunden sparen“-Vergleiche unterschlagen.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl sm:text-3xl font-bold tracking-tight text-black mb-4">
                  Fehler, die teurer sind als die verlorene Zeit
                </h2>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed mb-4">
                  Zeit ist sichtbar. Fehler sind es nicht, bis sie es sind. Die drei häufigsten
                  beim manuellen Erfassen: der falsche Steuersatz (7 % statt 19 % oder umgekehrt),
                  ein Nettobetrag, der als Brutto übernommen wird, und ein fehlendes Trinkgeld
                  auf dem Bewirtungsbeleg. Keiner dieser Fehler fühlt sich im Moment des Tippens
                  falsch an. Alle drei machen die eigene Übersicht unsauber – und alle drei
                  entstehen, weil der Mensch nebenbei entscheidet, statt der Beleg selbst die
                  Zahlen liefert.
                </p>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed mb-4">
                  Ein vierter Fehler ist stiller: der Beleg, der nie erfasst wird. Er lag in der
                  Jacke, ist verblasst, oder du erinnerst dich nicht mehr, ob die Ausgabe
                  geschäftlich war. Lücken in der eigenen Tabelle sind kein Scanner-Problem,
                  sondern ein Timing-Problem. Wer den Bon fotografiert, solange er noch warm von
                  der Kasse ist, schließt genau diese Lücke. Wie du daraus eine durchsuchbare
                  Ablage machst, steht im Guide{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="organize">
                    Belege digitalisieren und organisieren
                  </SeoLink>
                  .
                </p>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed">
                  Deshalb ist „scannen statt tippen“ kein Geschwindigkeitswettbewerb. Es ist ein
                  Versuch, die Fehlerquelle zu verkleinern, solange das Original noch in der Hand
                  liegt. Wie die Erkennung intern arbeitet – und warum ein Modell allein nicht
                  reicht – erklärt{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="ocrBlog">
                    So funktioniert Beleg-OCR wirklich
                  </SeoLink>
                  .
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl sm:text-3xl font-bold tracking-tight text-black mb-4">
                  Wann Abtippen trotzdem die bessere Wahl ist
                </h2>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed mb-4">
                  Es gibt Monate, in denen Scannen Overkill ist. Wenn du drei Belege hast, alle
                  schon als saubere PDF-Rechnung im Postfach, und du sie in zwei Minuten in eine
                  bestehende Tabelle tippst, brauchst du keine Pipeline. Wenn ein Bon so
                  zerknittert ist, dass kein Foto die Summe zeigt, ist Ablesen plus manuelles
                  Eintragen ehrlicher als ein geratener Scan. Und wenn du sowieso schon in einer
                  vollständigen Rechnungssoftware sitzt und dort jeden Beleg einzeln verbuchst,
                  ersetzt ein Scanner nicht das ganze System – er kann höchstens den
                  vorgelagerten Schritt beschleunigen. Dazu mehr in der{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="lexoffice">
                    Lexoffice-Alternative
                  </SeoLink>
                  .
                </p>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed">
                  Der sinnvolle Wechselpunkt liegt dort, wo der Stapel wiederkehrt: jeden Monat
                  dieselben 20 bis 40 Zettel, dieselben Steuersätze, dieselbe Sonntagsaufgabe.
                  Ab da ist der Foto-Workflow keine Spielerei, sondern die Methode mit der
                  geringeren Reibung. Wie du das als Gewohnheit hältst, ohne eine neue App zu
                  pflegen, steht unter{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="simpleTracking">
                    einfache Ausgabenverfolgung
                  </SeoLink>
                  .
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl sm:text-3xl font-bold tracking-tight text-black mb-4">
                  Wie du den Zeitaufwand für dich selbst einschätzt
                </h2>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed mb-4">
                  Es gibt hier bewusst keine pauschale "X Stunden gespart"-Zahl, weil das für jeden anders
                  aussieht – abhängig von Belegmenge, Tippgeschwindigkeit und wie ordentlich die eigene Ablage
                  ohnehin schon ist. Aber die Rechnung lässt sich leicht selbst nachvollziehen: Stell dir die
                  oben beschriebenen Schritte für einen einzelnen Tankbeleg vor – lesen, tippen, Steuersatz
                  überlegen, ablegen, später eventuell nachkontrollieren – und multipliziere das gedanklich
                  mit 20 bis 40 Belegen im Monat. Der Foto-Workflow ersetzt diese Kette durch einen einzigen
                  Schritt plus eine kurze Bestätigung, falls der Math-Check etwas markiert.
                </p>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed">
                  Am Ende des Monats zählt weniger die genaue Minutenzahl als die Tatsache, dass du dem
                  Export tatsächlich vertrauen kannst, statt jede Zeile eigenhändig gegenzuprüfen. Willst du
                  selbst sehen, wie sich das für deine eigenen Belege anfühlt? Lade einfach{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="home">
                    einen Beleg auf ScanReceipts hoch
                  </SeoLink>{" "}
                  – kostenlos und ohne Konto für die ersten 15 Scans im Monat. Die fertige Tabelle
                  erklärt der Guide{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="excelGuide">
                    Kassenbon in Excel umwandeln
                  </SeoLink>
                  .
                </p>
              </section>
            </div>
          ) : (
            <div className="space-y-10 text-[#161C22]">
              <p className="text-lg text-[#475569] leading-relaxed">
                For most freelancers, typing up receipts is the kind of task that gets pushed off. It's not
                hard work, but it nibbles away at the month in small chunks and still shows up as a Sunday
                afternoon chore right before a filing deadline. Instead of throwing out a vague claim that a
                scanner "saves hours," it's worth looking honestly at where the time in manual entry actually
                goes — and where a photo-first workflow with an automatic check genuinely changes something.
              </p>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl sm:text-3xl font-bold tracking-tight text-black mb-4">
                  A realistic month of receipts
                </h2>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed mb-4">
                  Picture a typical freelance practice — consulting, design, or an IT contractor with the
                  occasional on-site visit. A realistic month lands somewhere between 20 and 40 receipts: a
                  handful of fuel receipts from client visits, three or four client meals, two to five
                  software subscription invoices (design tools, cloud storage, project management
                  tools), office supplies from the stationery store, maybe a coworking day pass or a
                  conference registration. Not an overwhelming volume — but not light enough to knock out in
                  five minutes at month-end either.
                </p>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed">
                  That mix matters because each category brings its own small headache: thermal fuel
                  receipts fade fast, business meals need a tip amount and an occasion note, software
                  invoices often arrive as PDFs from a foreign vendor with a different tax treatment. Every
                  category has its own little snag.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl sm:text-3xl font-bold tracking-tight text-black mb-4">
                  Where manual entry actually eats the time
                </h2>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed mb-4">
                  For every single receipt, a small mental checklist runs: decipher the merchant name (not
                  always trivial on a faded thermal printout), transcribe the date correctly, type in the
                  gross amount, then figure out which tax rate applies. A coffee to go is one rate, a
                  sit-down restaurant meal is usually another, a software subscription from an EU vendor
                  might fall under reverse-charge rules entirely. That decision takes no time on its own, but
                  it takes attention — and that's exactly where small errors creep in when you're half-
                  watching your phone at the same time.
                </p>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed mb-4">
                  Then comes filing: collecting the paper receipt somewhere, scanning or photographing it
                  later, naming the file sensibly enough that you can find it again next quarter. And then —
                  usually only when reconciling against a bank statement or reviewing a tax filing — the
                  moment when a total doesn't add up. Was it $19.90 or $91.90? Did a digit get transposed
                  somewhere along the way? That reconciliation step is the real time sink, because it sends
                  you back to the original receipt you filed away two weeks earlier.
                </p>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed">
                  Multiplied across 20 to 40 receipts a month, this doesn't add up to one dramatic block of
                  time on a single day — it's more of a steady background hum of small interruptions spread
                  across the month, rarely knocked out in one sitting.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl sm:text-3xl font-bold tracking-tight text-black mb-4">
                  What changes with a photo-first workflow
                </h2>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed mb-4">
                  With an{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="freelancer">
                    expense tracker built for freelancers
                  </SeoLink>{" "}
                  like ScanReceipts, the order of operations flips: take a photo, done. A multimodal AI
                  model reads the merchant, date, every line item with quantity, and the tax rates directly
                  off the image — including the German VAT split between 7% and 19% when that applies,
                  without you having to reason through which rate is correct. For business meal receipts,
                  the tip amount and the occasion field get captured automatically, a detail that's easy to
                  forget when typing manually and that leaves your own records incomplete.
                </p>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed">
                  The physical receipt doesn't even need to be kept once the photo is captured — it's
                  archived digitally, searchable, and accessible from any device once you're signed in. That
                  removes not just the typing, but the second task that tends to be underestimated: physically
                  sorting and filing paper.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl sm:text-3xl font-bold tracking-tight text-black mb-4">
                  The math-check: catching errors while the receipt is still on hand
                </h2>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed mb-4">
                  The real difference from a naive "AI wrapper" that just reads text and passes it along
                  unquestioned is a second, fully independent step: a deterministic TypeScript engine that
                  re-verifies every detected total. It checks whether the net amount plus VAT equals the
                  exact gross total, whether the line items sum correctly to the stated total, and whether
                  declared tax amounts match their rates. If something doesn't reconcile, the receipt is
                  clearly flagged for a quick review — instead of landing unnoticed in your spreadsheet.
                </p>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed">
                  This is exactly the kind of error manual entry produces: a transposed digit, a decimal
                  point in the wrong place, a net amount typed in where the gross amount belonged. When
                  typing manually, this often only surfaces weeks later, when a bank reconciliation turns up
                  a total that doesn't add up and you have to track down the original receipt, which has
                  long since disappeared into a folder. The math-check moves that verification step to the
                  beginning, while you still have the receipt on hand, instead of to a point where you've
                  already forgotten about it.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl sm:text-3xl font-bold tracking-tight text-black mb-4">
                  An honest minute estimate for 30 receipts
                </h2>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed mb-4">
                  Let's walk through it without inventing marketing hours. A simple fuel receipt:
                  45 to 90 seconds to decipher, type, and file, plus often another 30 seconds later
                  if a total does not match the bank. A business-meal receipt with tip and
                  occasion: closer to two or three minutes, because you fill fields that sit small
                  or handwritten on the slip. A foreign SaaS invoice: often five minutes, because
                  reverse-charge, currency, and invoice number all need extra attention.
                </p>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed mb-4">
                  On a realistic mix — say 12 fuel and everyday slips, 6 meals, 8 software and
                  subscription invoices, 4 material or travel receipts — you land quickly at 60 to
                  90 minutes of pure capture time a month. That sounds small until you add that
                  those minutes rarely happen in one sitting. They interrupt billable work, they
                  happen at night, and they create exactly the leftover task people hate before a
                  filing deadline. An{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="freelancer">
                    expense tracker for freelancers
                  </SeoLink>{" "}
                  moves the same stack into photos you were already taking.
                </p>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed">
                  The bigger win is often not the minute. It is the avoided rework. A transposed
                  digit you only find six weeks later costs more attention than the original
                  typing. That is the part most "save hours" comparisons leave out.
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl sm:text-3xl font-bold tracking-tight text-black mb-4">
                  Errors that cost more than the lost time
                </h2>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed mb-4">
                  Time is visible. Errors are not, until they are. The three most common in manual
                  entry: the wrong tax rate, a net amount typed in as gross, and a missing tip on
                  a meal receipt. None of those feel wrong in the moment of typing. All three
                  make your own overview unclean — and all three happen because a human is
                  deciding on the side instead of letting the receipt supply the numbers.
                </p>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed mb-4">
                  A fourth error is quieter: the receipt that never gets captured at all. It sat
                  in a jacket, it faded, or you no longer remember whether the spend was for
                  work. Gaps in your own table are not a scanner problem. They are a timing
                  problem. Photographing the slip while it is still warm from the register closes
                  that gap. How to turn that into a searchable archive is in{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="organize">
                    how to digitize and organize receipts
                  </SeoLink>
                  .
                </p>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed">
                  So "scan instead of type" is not a speed contest. It is an attempt to shrink
                  the error source while the original is still in your hand. How the recognition
                  actually works — and why a model alone is not enough — is in{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="ocrBlog">
                    how receipt OCR actually works
                  </SeoLink>
                  .
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl sm:text-3xl font-bold tracking-tight text-black mb-4">
                  When typing is still the better call
                </h2>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed mb-4">
                  There are months where scanning is overkill. If you have three receipts, all
                  already clean PDF invoices in your inbox, and you type them into an existing
                  sheet in two minutes, you do not need a pipeline. If a slip is so crumpled that
                  no photo shows the total, reading it and typing is more honest than a guessed
                  scan. And if you already live inside a full invoicing suite and post every
                  document there, a scanner does not replace the whole system — it can only
                  speed up the step before it. More on that in the{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="lexoffice">
                    Lexoffice alternative
                  </SeoLink>
                  .
                </p>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed">
                  The useful switch point is where the pile comes back: the same 20 to 40 slips
                  every month, the same tax rates, the same Sunday chore. From there the
                  photo-first workflow is not a toy. It is the method with less friction. How to
                  keep that as a habit without babysitting a new app is in{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="simpleTracking">
                    simple expense tracking
                  </SeoLink>
                  .
                </p>
              </section>

              <section>
                <h2 className="font-display text-2xl sm:text-3xl font-bold tracking-tight text-black mb-4">
                  How to think about the time tradeoff for yourself
                </h2>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed mb-4">
                  Deliberately, there's no blanket "X hours saved" figure here, because it looks different
                  for everyone — depending on receipt volume, typing speed, and how organized your filing
                  already is. But the math is easy to walk through yourself: picture the steps described
                  above for a single fuel receipt — read, type, work out the tax rate, file, maybe
                  double-check later — and multiply that mentally by 20 to 40 receipts a month. The
                  photo-first workflow replaces that chain with a single step plus a brief confirmation if
                  the math-check flags something.
                </p>
                <p className="text-base text-[#475569] leading-relaxed">
                  By the end of the month, the exact minute count matters less than the fact that you can
                  actually trust the export instead of manually re-checking every row. Want to see how it
                  feels with your own receipts? Just{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="home">
                    upload a receipt to ScanReceipts
                  </SeoLink>{" "}
                  — free, no account needed, for the first 15 scans a month. The finished table is
                  covered in{" "}
                  <SeoLink lang={lang} to="excelGuide">
                    receipt to Excel
                  </SeoLink>
                  .
                </p>
              </section>
            </div>
          )}

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  );
}
